Disponer de una estrategia comunicativa planificada es esencial para cualquier tipo de organización. El propósito del Plan de Comunicación es dotar de coherencia y continuidad a todas las acciones comunicativas que se desarrollan en una empresa o negocio, para evitar la improvisación y los continuos cambio de enfoque en los mensajes.
El plan de comunicación ayuda a organizar y a orientar las acciones comunicativas internas y externas. Debe ser un documento vivo y flexible en el cual podamos introducir cambios, modificar o sustituir actividades. ¡Ojo!, estos cambios han de ser coherentes con los objetivos y las líneas estratégicas de la organización.
Compartimos las 7 fases que ha de contener un plan de comunicación, por si os puede servir de referencia:
- Diagnóstico de la situación. Incluye el análisis interno (que hace la empresa, como está organizada o como se financia) y el análisis del mercado (el entorno, los clientes actuales y potenciales y la competencia).
- Análisis DAFO, metodología de estudio para conocer la situación real en que se encuentra la empresa. Analiza sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades).
- Definición de objetivos generales, cuantitativos y cualitativos, teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de la empresa. Los objetivos han de ser medibles, específicos, alcanzables, orientados a resultados y delimitados en un tiempo determinado.
- Identificación del público objetivo y del público secundario, a quién se dirige, con qué mensaje y como llegar hasta él.
- Relacionar los objetivos específicos de cada público objetivo y como abordarlo: ¿A quién nos dirigimos? ¿Qué le diremos? ¿Cómo le llegará este mensaje?.
- Plan de acción temporalizado, con recursos, canales y responsables implicados. En un cuadro, como un mapa o una carta náutica, se plasman cada una de las acciones, los públicos receptores, los canales, las fechas y los responsables.
- Seguimiento del plan y rectificaciones, si hacen falta, según la evolución del entorno. Decíamos, al principio de este artículo, que el plan de comunicación es un documento vivo, que podemos ir modificando a medida que el entorno va cambiando.
“Un viaje de 10.000 kilómetros empieza con un simple paso”
Proverbio chino
