Disposar d’una estratègia comunicativa planificada és essencial per qualsevol classe d’organització. El propòsit del Pla de Comunicació és dotar de coherència i continuïtat a totes les accions comunicatives que es desenvolupen en una empresa o negoci, per tal d’evitar la improvisació i els continus canvis d’enfocament en els missatges.
El pla de comunicació ajuda a organitzar i a orientar les accions comunicatives internes i externes. Permet definir un full de ruta, optimitzar recursos i detectar noves oportunitats. Ha de ser un document viu i flexible en el qual podem introduir canvis, modificar o substituir activitats. Ull!, aquests canvis han de ser coherents amb els objectius i les línies estratègiques de l’organització.
Compartim les 7 fases que ha de contenir el pla de comunicació, per si us pot servir com a referència:
- Diagnòstic de la situació. Inclou l’anàlisi intern ( Què fa l’empresa, l’empresa, com està organitzada o com es finança) i l’anàlisi del mercat (l’entorn, els clients actuals i potencials i la competència).
- Anàlisi DAFO, metodologia d’estudi per conèixer la situació real en què es troba l’empresa. Analitza les seves característiques internes (Febleses i Fortaleses) i la seva situació externa (Amenaces i Oportunitats).
- Definició d’objectius generals, quantitatius i qualitatius, tenint en compte els objectius estratègics de l’empresa. Els objectius han de ser mesurables, específics, assolibles, orientats a resultats i delimitats en un temps determinat.
- Identificació del públic objectiu i del públic secundari, a qui ens adrecem, amb quin missatge i com arribar fins a ell.
- Relacionar els objectius específics per a cada públic objectiu i com abordar-lo: a qui ens adreçarem? Què li direm? Com li arribarà aquest missatge?.
- Pla d’acció temporalitzat, amb recursos, canals i responsables implicats. En un quadre, com un mapa o una carta nàutica, es plasmen cada una de les accions, els públics receptors, els canals, les dates i els responsables.
- Seguiment del pla i rectificacions, si calen, segons l’evolució de l’entorn. Dèiem, a l’inici d’aquest article, que el pla de comunicació és un document viu, que podem anar modificant a mesura que l’entorn va canviant.
“Un viatge de 10.000 quilòmetres comença per un simple pas”
Proverbi xinès
